Firmowa konferencja to bardzo uniwersalne wydarzenie. Może być świetną okazją do prezentacji wyników sprzedażowych, podsumowania działalności firmy na przestrzeni określonego czasu. To również przestrzeń do prezentacji nowych koncepcji i planów do wdrożenia. Wszyscy byli już na nie jednej, ale co właściwie zrobić, żeby zapadła gościom w pamięć na długo, a organizacja przebiegła bezproblemowo? Przygotowaliśmy listę najważniejszych rzeczy, o które trzeba się zatroszczyć organizując idealną konferencję firmową!
Koncepcja na konferencję
Pierwszym i kluczowym elementem konferencji firmowej jest już sam pomysł, na który składa się wiele czynników. Żeby dobrze dobrać całą koncepcję należy najpierw określić cel samego wydarzenia, to znaczy to, do kogo i z czym właściwie chcemy dotrzeć. Zupełnie inaczej będziemy myśleć o konferencji nastawionej na prezentację wyników, inaczej na taką mającą na celu pokazanie innowacyjnych pomysłów. Sam schemat wydarzenia będzie przebiegał podobnie, ale detale decydujące o sukcesie i wyjątkowości samego eventu będą się całkowicie różnić. Na prawidłowe określenie koncepcji na wydarzenie ma wpływ także grupa docelowa, która tak naprawdę rzutuje na wszystkie pozostałe elementy, takie jak lokalizacja czy atrakcje.
Kiedy już określimy cel i grupę docelową, możemy zająć się tworzeniem szczegółowej koncepcji wydarzenia. Najważniejsze w dobrej koncepcji jest dobranie odpowiedniej kolorystyki i wykreowanie key visual, które będą motywem przewodnim całej konferencji. Te dwa elementy pozwolą dodatkowo podkreślić rzeczy, na których najbardziej nam zależy. Przykładowo, nowoczesny design z wykorzystaniem brandbooka marki przyczyni się do świadomego kreowania jej obrazu w oczach odbiorców, jako nowoczesnej firmy.
Harmonogram konferencji
Dobrze dobrany program wydarzenia to niemal połowa jego sukcesu. Konferencja zawsze ma swoje założenia, które chcemy zrealizować. Nie należy zapominać o tym, że nasi goście muszą mieć też zapewnione przerwy adekwatne do ilości i rodzaju treści, które chcemy im przekazać. Jeśli przerw będzie za mało lub będą zbyt krótkie – wszyscy potencjalni słuchacze będą przemęczeni, co poskutkuje mniejszym skupieniem i ogólnym niezadowoleniem, które może przełożyć się na mniejszą frekwencję na poszczególnych częściach wydarzenia. Wpływ na harmonogram mają też atrakcje, rozstaw sal, w których odbywa się cała konferencja oraz zapewniony catering.
Jeśli lokalizacja, w której odbywa się wydarzenie jest dużych rozmiarów lub sale, w których odbywają się spotkania są rozmieszczone w sporych odległościach od siebie – przy planowaniu przerw należy uwzględnić czas, jakiego uczestnicy wydarzenia będą potrzebować na przemieszczenie się z punktu A do punktu B.
Konferencja – najlepsze lokalizacje
Na jakie miejsce najlepiej postawić? Lokalizacja konferencji powinna być dopasowana do liczby odbiorców, okoliczności i czasu trwania. Często najlepszym rozwiązaniem są sale konferencyjne w hotelach. Zazwyczaj są świetnie przystosowane do tego typu imprez. Dodatkowy plus to sprawna obsługa. Takie salki zazwyczaj są też wyposażone we wszystkie potrzebne komponenty, jak rzutnik i nagłośnienie. Przy organizacji większej konferencji, warto wynająć na wyłączność cały hotel. Takie rozwiązanie pozwoli zapewnić gościom komfortowe noclegi i zapewni przestrzeń na wyłączność.
Jedzenie
Jeśli organizujemy całodniową lub kilkudniową konferencję, jedzenie jest jej ważnym komponentem. To, o co szczególnie należy zadbać, to niewątpliwie jego ilość oraz jakość. W zależności od długości i pory wydarzenia, może się ono nieco różnić. Przy organizacji konferencji trwających kilka godzin, wystarczy zdecydować się na tradycyjną przerwę kawową. W zależności od budżetu, którym dysponujemy, może składać się z różnego rodzaju elementów. Bufet może też obejmować słone przekąski takie jak mini kanapki czy sałatki. To idealne rozwiązanie dla konferencji trwających dłużej lub rozpoczynających się w późniejszych godzinach, ale jednocześnie nie trwających na tyle długo, by zdecydować się na pełny lunch.
Jeśli decydujemy się na posiłki w formie innej niż przerwa kawowa, należy uwzględnić na nie również odpowiednią ilość czasu. Musi on pozwolić uczestnikom na swobodne skorzystanie z przygotowanego poczęstunku.
Atrakcje
Atrakcje, czyli coś co może sprawdzić, że wydarzenie zostanie zapamiętane na długo. Przy ich doborze warto zadbać o to, żeby były dobrze dopasowane do naszej grupy docelowej. Im wyższej rangi wydarzenie i osoby na nie zaproszone, tym ciekawsze i bardziej oryginalne powinny być wybrane atrakcje. Zawsze dobrze sprawdzają się atrakcje wymagające od uczestników zaangażowania, takie jak konkursy i loterie.
W formie atrakcji na wydarzenia tego typu, doskonale sprawdzają się też kreatywne rozwiązania do stref relaksu, które pozwolą uczestnikom organizowanej konferencji na chwilowe oderwanie od treści prezentowanych podczas panelu. Bazując na wieloletnim doświadczeniu, doskonałym wyborem są wszelkie atrakcje interaktywne. Świetnie sprawdzą się gry arcadowe, pokazy artystyczne, wieczory z gwiazdą czy różnego rodzaju fotobudki. Większość atrakcji może być personalizowana, co zawsze jest dodatkowym atutem.
Uzupełnieniem organizowanej konferencji mogą być również warsztaty. W zależności od grupy docelowej, ich tematyka może być zbieżna z tematem konferencji. Uczestnicy będą mieli okazję zastosować w praktyce nabytą wiedzę lub ją uzupełnić. Z drugiej strony, może być całkowitym przerywnikiem i skupić się na czymś zupełnie innym. Popularnym rozwiązaniem są warsztaty skupione na szeroko pojętej komunikacji, umiejętnościach miękkich i współpracy.
Jeśli wydarzenie trwa kilka dni i jednym z jego celów jest integracja uczestników, warto postawić na bardziej różnorodną formę, taką jak warsztaty kulinarne, spotkanie z sommelierem, pokazy samochodowe lub coś mniej popularnego, jak chociażby warsztaty florystyczne.
Dodatkowy punkt programu, który może stanowić jego punkt kulminacyjny, to pokaz specjalny. W tej roli może znaleźć się właściwie wszystko, od pokazów grup artystycznych, występów gwiazd, przez rzeźbienie w lodzie po wystąpienia mówców. Jedynym ograniczeniem jest wyobraźnia no i budżet, jaki mamy. Niezmiennie, warto zadbać o to, żeby atrakcja pasowała do naszej grupy i jej preferencji.
Idealna konferencja – podsumowanie
Organizatorzy często skupiają się na szczegółach i zupełnie pomijają ogół. Te podstawowe elementy zadecydują o potencjalnym sukcesie Twojej konferencji, dlatego warto poświęcić im dużą uwagę. Zaproponowane przez nas rozwiązania wynikają z lat doświadczenia i sprawdzą się niemal w każdym wypadku. Jeśli szukasz czegoś, co wyróżni Cię na tle innych tego typu wydarzeń, koniecznie odezwij się do nas. Opowiedz nam o swojej branży tutaj, a my zaproponujemy Ci rozwiązania idealnie wpisujące się w Twoje oczekiwania.
Zapoznaj się z naszym portfolio i poznaj nasze realizacje na LinkedIn!